秘書とはどんな仕事？未経験から就くには？

秘書とはどんな仕事？

企業や団体の社長や役員など幹部が職務に専念できるように、幹部を補佐する様々な仕事を行います。

基本的に幹部よりも早く出勤し、郵便物、FAX、電子メールなどに目を通し、緊急のもの、返事が必要なものなど重要度に応じて振り分けます。幹部のその日のスケジュールを確認し、必要な社内外への連絡・調整を行います。スケジュールに関する社内外からの問い合わせにも対応します。緊急のスケジュール変更の場合には、関係者への連絡など迅速に対応を行います。

来客や電話があった場合には、取次ぎと応対を行います。手紙など文書の作成や会議の資料作成や日程調整等をすることもあります。

口頭や文書でよせられる膨大な情報のなかから必要な情報だけを取捨選択し、わかりやすい形にまとめて幹部に報告します。

海外との取引がある企業や団体では来客時に会議や商談に立ち会って通訳を務めたり、文書の翻訳を担うこともあります。

また、出張の手配、慶弔の対応、取引先の人事情報のチェック、業界情報の収集整理なども行います。

よく使う道具、機材、情報技術等

FAX、電子メール、文書作成ソフト（Word、一太郎等）、表計算ソフト（Excel、Googleスプレッドシート等）、オンライン会議ツール、パソコン

実際にどんな作業をするの？

厚生労働省「job tag」のアンケートをもとに、実際にこの仕事をしている人が「やっている」と答えた作業を実施率の高い順に紹介します。

• 必要な情報だけを取捨選択し、わかりやすい形にまとめて幹部に報告する。（実施率 97%）
• 幹部のその日のスケジュールを確認し、必要な社内外への連絡・調整をする。（実施率 95%）
• 社内外へ幹部の意向や指示を的確に伝える。（実施率 95%）
• 郵便物の発送をする。（実施率 95%）
• 電話の応対をする。（実施率 93%）

賃金・労働条件はどうなの？

厚生労働省の統計データによると、秘書の年収は591.6万円、平均年齢は45.7歳、月間労働時間は156時間です。

有効求人倍率は0.67で、求人賃金（月額）は25.5万円となっています。

未経験から秘書になるには？

入職にあたって、特に学歴や資格は必要とされない。

短大や専門学校などで秘書の専門教育を受けるか、又は大学を卒業して企業や団体に入職し、秘書課などに配属されます。また、一般の職員が秘書として異動することもあります。

関連の資格としては、実務技能検定協会の「秘書検定」があります。秘書検定では、秘書としての業務を遂行する知識や能力を持っているか審査されます。

外資系企業などでは、入職時点で高度な語学力や実務能力などが求められます。バイリンガル秘書の検定試験である国際秘書検定試験（CBS）に合格しCBS認定証（CBS Certificate）を取得すると、国際的に活躍するためには有利です。

経験を積み、経営情報の収集・分析などの高度な業務を任されたり、時には幹部の補佐・代理を務めることもあります。

機転がきき積極的で他人に気配りができること、記憶力がよいことなどが求められます。また、パソコンのスキルや事務処理能力が必要とされます。

関連する資格

• 秘書検定1級
• 秘書検定2級
• 秘書検定3級
• CBS（国際秘書）検定