一般事務とはどんな仕事？未経験から就くには？

一般事務とはどんな仕事？

特定の分野の事務を専門的に行うものではなく、様々な定型的な事務の仕事を行います。「庶務」と呼ぶ場合もあります。

企業により仕事の内容は異なるが、主に規則、業務手順書、社内手続などによって定められた定型的な事務作業に従事します。事務作業は多種多様であるが、文書の作成や整理、メールでの応対、発注伝票や受注伝票の作成と管理、各種台帳の管理、生産量や売上高などのデータの入力、社内の各種届出書類の管理などを行います。このように一般事務の仕事は、書類を作る、数量や金額を集計・計算する、社内で使用する書類等の点検・管理を行うことが中心となります。

文書の作成や集計などではパソコンを使用します。またコピー機やFAXを使用するなど、事務機器やOA機器に接することが多い。郵便物の発送・仕分け、物品の受取り、電話の取次ぎ、事務用品など社内で使用する消耗品の補充等細々とした仕事を受け持ち、来客への対応やお茶だしなどをすることもあります。

なお、一般事務と似た仕事として総務事務があります。企業によって部署名、仕事の範囲は異なるが、重なる部分もあります。一般事務は各部署で定型的な業務にあたることが多いのに対して、総務事務は社内全体の設備・備品の管理、社内行事の企画・運営、社内ルールの策定・周知等にあたることが多い。「総務課」などの独立した部署が設けられる場合もあります。

よく使う道具、機材、情報技術等

文書作成ソフト（Word、一太郎等）、表計算ソフト（Excel、Googleスプレッドシート等）、パソコン、プリンター、コピー機、FAX、電話

実際にどんな作業をするの？

厚生労働省「job tag」のアンケートをもとに、実際にこの仕事をしている人が「やっている」と答えた作業を実施率の高い順に紹介します。

• 書類やデータの内容をチェックする。（実施率 98%）
• 書類やデータを整理し、保管する。（実施率 94%）
• コピー機、ＦＡＸなどのオフィス機器を操作する。（実施率 92%）
• 社内・社外に対して電話・文書・メールで連絡をする。（実施率 92%）
• データ入力、図の作成など、パソコンでの資料を作成する。（実施率 89%）

賃金・労働条件はどうなの？

厚生労働省の統計データによると、一般事務の年収は541.4万円、平均年齢は44.6歳、月間労働時間は157時間です。

有効求人倍率は0.3で、求人賃金（月額）は20.8万円となっています。

未経験から一般事務になるには？

入職にあたって、特に学歴や資格は必要とされない。

中途採用については、ハローワーク、求人サイト等を経由して入職するほか、人材派遣会社などに登録・入社し、受託先の企業や団体などに派遣される場合もあります。

補助的な業務から始めて経験を積み、事務処理能力を向上させます。

事務処理の高度化、専門化により、パソコンスキル、文書作成能力、簿記、英会話など業務に関連のある技能や資格が求められる場合もあります。そのため、各種講習への参加や通信教育の受講などスキルアップのための自己啓発も重要です。

関連資格としては、「ビジネス・キャリア検定」「コンピュータサービス技能評価試験」、「秘書検定」、「マイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）」などがあり、取得すると仕事に役立つことが多い。

定型的な仕事が多く、正確さ、注意力、几帳面さが求められます。また、繁忙期等には、仕事の速さも必要です。

関連する資格

• 秘書検定1級
• 秘書検定2級
• 秘書検定3級
• MOS Excelエキスパート
• MOS Excelスペシャリスト
• MOS Wordエキスパート
• MOS Wordスペシャリスト
• MOS Power Point
• MOS Access
• MOS Outlook
• CS試験（ワープロ部門）1級
• CS試験（ワープロ部門）2級
• CS試験（ワープロ部門）3級
• CS試験（表計算部門）1級
• CS試験（表計算部門）2級
• CS試験（表計算部門）3級
• CS試験（情報セキュリティ部門）
• ビジキャリ（人事・人材開発・労務管理）
• ビジネス・キャリア検定（経理・財務管理）
• ビジキャリ（営業・マーケティング）
• ビジネス・キャリア検定（生産管理）
• ビジネス・キャリア検定（企業法務・総務）
• ビジネス・キャリア検定（ロジスティクス）
• ビジキャリ（経営情報システム）
• ビジネス・キャリア検定（経営戦略）