総務事務とはどんな仕事？未経験から就くには？

総務事務とはどんな仕事？

文書の分類・整理・保管、建物・設備などの固定資産の管理、株式関連、株主総会・取締役会の準備・運営などの組織全体に関係する仕事に従事します。社内外から寄せられる問い合わせや電話対応にはじまり、社内会議、役員会、株主総会の招集・運営、議事録の作成まで幅広く担当しています。事務所の契約やリース、設備・施設の保全・管理、様々な文書・契約書の作成・保管はもとより、社内規定や社内ルールの作成や改定と社員への周知徹底などは総務事務の重要な役割となっています。

また、防災訓練や社員旅行、社内報の作成・配布などから社員の慶弔関連行事の手配や運営といった全社にまたがるサービスやイベントの企画、実行も業務範囲に入る場合があります。

さらに人事異動に際しては、国内・海外を問わず、異動対象者に住宅情報を提供したり、契約の手配、異動先から事務所までの交通機関や商業施設、学校や病院・医療機関などの環境情報についても詳細に調査して提示・紹介する場合もあります。

総務事務担当の一日の流れを例でみると、朝、出社するとメールのチェックをしたり、社員の問い合わせに対応します。一方で、勤務表のチェックも行います。必要に応じチーム内ミーティングを行い、情報を共有します。その後も、各種手続き書類のチェック、支店、営業所など拠点への発送物準備などの業務をこなし、夕方になると、一日の業務のまとめを行い終了するという流れになります。このほかにも、国内外の出張の手配、人事異動期には異動該当者への対応などの業務が随時入り込んできます。

よく使う道具、機材、情報技術等

文書作成ソフト（Word、一太郎等）、表計算ソフト（Excel、Googleスプレッドシート等）、パソコン、プリンター、コピー機

実際にどんな作業をするの？

厚生労働省「job tag」のアンケートをもとに、実際にこの仕事をしている人が「やっている」と答えた作業を実施率の高い順に紹介します。

• 各種手続き書類をチェックする。（実施率 96%）
• 文書の管理をする。（実施率 94%）
• 備品等の管理をする。（実施率 92%）
• 社員の問い合わせに対応する。（実施率 90%）
• 勤務表をチェックする。（実施率 90%）

賃金・労働条件はどうなの？

厚生労働省の統計データによると、総務事務の年収は525.2万円、平均年齢は44.9歳、月間労働時間は159時間です。

有効求人倍率は1.34で、求人賃金（月額）は23万円となっています。

未経験から総務事務になるには？

この仕事に就くためには、特に学歴や資格は必要とされない。

新卒採用と同時に、総務事務に配属されるケースもあるが、現場や技術、営業、企画などに配属され、いくつかの仕事を経験して総務事務に配属されることもあります。

総務事務では企業内の様々な部門との交渉があって、提案や依頼などに速やかな対応が求められるので一定以上の社内での勤務経験があると役に立つ。

仕事に役に立つ資格として、例えば、「第一種衛生管理者資格」、「日商簿記2級資格」、「第三種電気主任技術者」、「防火管理者」などがあげられるが、何れも入社前に取得することは求められておらず、入社後に必要に応じて、企業の研修制度等を利用して取得する場合が多い。

担当として社内で発生する様々な問題に対応するには、少なくとも3年程度の経験が必要とされます。

正確かつ迅速な判断力と主体的な行動力が必要とされます。また、他部署・他担当との調整、交渉も多く、コミュニケーション能力や相手への気配りも求められます。同業他社の動向や取引業者、地域住民との関係についても、普段から正確な情報収集を心がけることも大切です。

関連する資格

• 第三種電気主任技術者
• 第一種衛生管理者
• 第二種衛生管理者
• 日商簿記1級
• 日商簿記2級
• 日商簿記3級
• 防火管理者（甲種・乙種）