総務課長とはどんな仕事？未経験から就くには？

総務課長とはどんな仕事？

国・地方自治体・会社・社団法人・財団法人等の法人組織において、総務課（課相当を含む）の業務を管理・監督する仕事に従事します。組織によって課や職位の名称が異なる場合があるが、ここでは、一般的に総務課長といわれる職業について記述します。

総務の仕事とは、主に文書の分類・整理・管理、法令関係への対応、社内外の広報、建物・施設などの資産管理、株式関連などの組織全体の運営に関するものをいいます。上位の方針を踏まえ、組織内の意識改革、環境対策などのCSR（企業の社会的責任）推進や、リスクマネジメントの企画立案を行う場合があります。株主総会の招集・運営、資料の準備、議事録作成のほか、社内規程の策定・改定などで中心的な役割を果たすことが多い。また、ホームページをはじめ情報システム管理の担当部署となることもあります。システムの維持・管理に加え、ウェブ会議の拡大により、そのシステムの管理を総務課が行っているケースも増えています。また、一定の期間に集中的に行う業務としては、役員会・委員会などの会議の開催と資料の準備などの統括があります。

このほか、総務課長は日常的に、備品や消耗品の管理、文書管理、社内設備や情報システムのメンテナンスの手配、社用車（公用車）の管理、役員への対応、内外からの問い合わせや苦情への対応、慶弔関連行事の手配、宅配便や郵便物の発送・仕分け・配布など、多岐にわたる総務課の業務を統括します。また、管理職として、部下への業務の分担、業務上の指導・承認、勤務状況の把握や人事評価を行います。こうした管理的な仕事を行いつつ、部下と分担して直接総務事務に携わっている場合もあります。

さらに、職員住宅の入居・転出の管理、健康診断の実施の周知、福利厚生で利用できる施設の利用受付、労働安全衛生委員会の開催、産業医と社員の面談のセッティング、防災訓練や交通安全運動への参加の際の警察・消防との調整、社内報の作成、地域での他社・経済団体などとの懇親会の開催、ボランティア活動の周知などで統括的な役割を果たすこともあります。

その他、他が所掌しない業務を受け持つことがあります。一般に総務の仕事とされる業務は幅広く、組織によって複数の課で担当し、総務課以外の名称が用いられることもあります。

よく使う道具・機器やソフト

パソコン、プレゼン用資料作成ソフト（Power point等）、表計算ソフト（Excel等）、オンライン会議用システム、労働関係法令、会社関係法令

実際にどんな作業をするの？

厚生労働省「job tag」のアンケートをもとに、実際にこの仕事をしている人が「やっている」と答えた作業を実施率の高い順に紹介します。

• 所属組織内の総務事務を統括する。（実施率 98%）
• 文書管理、法令対応、広報、資産管理等組織全体の運営に関する業務を行う。（実施率 98%）
• 部下に対して、業務に係る指導、助言を行う。（実施率 98%）
• 部下の人事評価や勤怠管理等の人事労務管理を行う。（実施率 98%）
• 部下の作成した書類等を承認する。（実施率 96%）

賃金・労働条件はどうなの？

厚生労働省の統計データによると、総務課長の年収は966.8万円、平均年齢は51.5歳、月間労働時間は163時間です。

有効求人倍率は1.49で、求人賃金（月額）は33万円となっています。

未経験から総務課長になるには？

特定の学歴や資格は必要とされない。

新卒採用・中途採用のいずれの場合でも、初職から一貫して総務課の配属であることは少ない。さまざまな部署の業務に関する知識を持っている方が業務の遂行を円滑に進める力になるとされており、他の部署での経験を積んでいる人が多い。製造業においては、工場などの現場の経理や庶務を経験したうえで、本部の総務に配属されるケースが多い。

総務課で一定年数の経験を積んだのち、係長・補佐等の中間管理職を経て課長に昇進することが多い。

管理職へ昇進する際には、セクハラやパワハラ研修などの社内コンプライアンス遵守に関する研修や部下の能力評価などの人事労務管理に関する研修、リーダーシップの発揮や部下のサポートの仕方、より良好な組織風土の作り方の研修等の何らかの管理職研修を受ける場合が多い。

所属組織から取得を求められることが多いのは衛生管理者の資格です。そのほかに取得しておいた方が好ましいとされる資格には、防火管理者があります。

仕事を進めるうえで必要な知識は、仕事をしながら身につけていくものがほとんどです。会社法、労働安全衛生法、消防法、立地する自治体の条例などに関する知識も、担当した業務において必要が生じたときに得れば良いとされることが多い。

業務遂行上求められる能力・資質は、相手の意見を正確に把握し自分の意見を的確に表現できるコミュニケーション能力、役員から一般社員まで幅広い層の意見を受け止めながら実務を進める調整能力、複数の仕事を並行してこなすことのできるスケジュール管理能力、臨機応変な危機管理能力などです。