学校事務（私立大学）

大学の運営が円滑に行われるように、必要な事務を行う。業務内容は、教学分野と管理分野の大きく２つに分けられる。教学分野では、学生の授業・生活の支援、入学者選抜、大学の広報、学生の就職活動の支援を行う。また教員と話し合いながら、カリキュラムなどの規定改定なども行う。管理分野では、経営、施設管理、財務、総務、人事、税務などを行う。

大学における学校事務が一般企業の事務と大きく異なるのは、教育や研究をサポートする役割を担う点である。ここでは、学校事務の内容として特徴的な教学分野について述べる。大学により組織体制や設置されている部署が異なるため、一般的な例を説明する。

教務・学生支援業務では、時間割の作成、教室の決定、学割や在学証明書などの発行、課外活動支援、機器トラブルの対応、留学生対応、奨学金対応などを行う。

入試広報業務では、オープンキャンパスの企画運営、高校生へのガイダンス、出願書類の整理、入試会場の設営、チラシやサイネージなどの広告出稿、大学関連情報誌への情報提供、学内行事の記事作成・ホームページでの発信などを行う。

進路支援業務では、学生の就活相談、面接指導、インターンシップの紹介、求人紹介、求人元の企業対応などを行う。就活相談は、大学により、外部のキャリアコンサルタントが担うことがある。

全ての業務は各大学で定められている規定に則して実施する必要がある。

また、大学は、社会貢献を担う必要もある。社会貢献に関する活動を社会や地域等に周知したり、行政に書類を届け出たりする業務も行う。業務を行う中で苦労することは、限られた予算や時間内での高校生や教師への大学の魅力の説明や発信、質問対応といった広報活動、それによる入学希望者の確保、教育制度の改定への迅速な対応、教職員、外部関係者および学生との調整やコミュニケーションなどが挙げられる。職務を行う中でやりがいを感じるのは、ガイダンスを担当した高校生が入学したとき、卒業生の成長や活躍を知るとき、大学の文化や理念を理解した上で適切な提案を行い、円滑な運用ができたときなどである。

よく使う道具、機材、情報技術等

事務処理ソフト（文書作成、表計算）、電話、パソコン、タブレット

入職にあたっては、新卒、中途問わず四大卒が基本である。大学によっては短大卒、学歴不問の場合もある。

正規職員の場合、大学や法人のホームページ上もしくは求人紹介サイトを通した求人募集が主流である。嘱託職員やアルバイト等の場合、労働者派遣やハローワークを通した求人募集が行われることもある。

入職に当たって資格は必要とされていないが、大学によっては留学生等に対応するための英語スキルが必要となる場合がある。また、出張等のため、運転免許があると良い場合もある。学生の進路相談に従事する場合は、キャリアコンサルタントなどの資格が役立つ。

入職後は、教学分野、管理分野問わず様々な部署を経験し、幅広い業務を行うことが多い。職位は大学によって様々であるが、参事、課長、事務局長といったような流れでキャリアアップし、課長以上になると管理職の業務も増える。

日頃から、学生、教員、職員や来客、高校生、高校教員と関わる機会が多いため、コミュニケーション能力が必要である。例えば、学生への個別相談、教員への説明と合意形成、部署間での情報共有、高校生からの質問への対応などである。またデータ入力や個人情報の扱いなどミスが許されない業務を実施する正確な事務処理能力が求められる。さらに高校生や社会のニーズを把握し、大学運営に生かす力も求められる。