受付事務とはどんな仕事？未経験から就くには？

受付事務とはどんな仕事？

企業や団体等の受付において来客を出迎えて応対し、訪問目的を的確に把握して、担当者への連絡や訪問先等の案内などを行います。

玄関フロアなどに設けられた受付専用のカウンターに待機し、来客に対応します。簡単な挨拶を交わし、訪問先の社員や部署を聞き、社員名簿などで確認し、内線等を使って用件を伝えます。事前に予約されている来客の場合には、予約表などで確認して所定の応接室や会議室などへ案内します。急な来客の場合には、社員に指示を求めて対応を行います。役員への来客の場合には、秘書室に取り次ぐこともあります。

また、訪問先が明確ではない来客の場合は、用件をよく聞き、該当する部署を判断して連絡します。不審な来客があった場合には、必要に応じて警備室へ連絡します。

企業などを代表して応対していることを自覚し、来客に不愉快な印象を与えないように注意して、礼儀正しく手際の良い応対を行います。

よく使う道具、機材、情報技術等

パソコン

実際にどんな作業をするの？

厚生労働省「job tag」のアンケートをもとに、実際にこの仕事をしている人が「やっている」と答えた作業を実施率の高い順に紹介します。

• 電話に応対する。（実施率 91%）
• 伝言の授受をする。（実施率 91%）
• 来客からの質問やクレームに対し、応対する。（実施率 88%）
• 個人情報を管理する。（実施率 84%）
• 書類などを授受する。（実施率 81%）

賃金・労働条件はどうなの？

厚生労働省の統計データによると、受付事務の年収は353.5万円、平均年齢は42.8歳、月間労働時間は161時間です。

有効求人倍率は1.09で、求人賃金（月額）は21.4万円となっています。

未経験から受付事務になるには？

入職にあたって、特に学歴や資格は必要とされない。人材派遣会社に登録し、契約先の企業などの受付に派遣されて業務を行う場合が多い。比較的規模の大きな企業、工場、団体、官公署などに一般の社員として採用され、受付の業務に就くこともあります。

入職後は受付カウンターで先輩社員から指導を受けながら、実際に来客への応対を行って経験を積みます。

来客と最初に接するため、企業のイメージを損なわないように親切、丁寧な態度、手際の良い応対が求められます。判断力や清潔感なども必要です。

迅速かつ的確な応対のためには、あらかじめ館内の配置、企業の組織体系、各部署の業務内容などを理解しておくこと、また重要な客や頻繁に訪れる客については顔と名前、所属先を覚えておくことなども重要です。