受付事務

企業や団体等の受付において来客を出迎えて応対し、訪問目的を的確に把握して、担当者への連絡や訪問先等の案内などを行う。

玄関フロアなどに設けられた受付専用のカウンターに待機し、来客に対応する。簡単な挨拶を交わし、訪問先の社員や部署を聞き、社員名簿などで確認し、内線等を使って用件を伝える。事前に予約されている来客の場合には、予約表などで確認して所定の応接室や会議室などへ案内する。急な来客の場合には、社員に指示を求めて対応を行う。役員への来客の場合には、秘書室に取り次ぐこともある。

また、訪問先が明確ではない来客の場合は、用件をよく聞き、該当する部署を判断して連絡する。不審な来客があった場合には、必要に応じて警備室へ連絡する。

企業などを代表して応対していることを自覚し、来客に不愉快な印象を与えないように注意して、礼儀正しく手際の良い応対を行う。

よく使う道具、機材、情報技術等

パソコン

入職にあたって、特に学歴や資格は必要とされない。人材派遣会社に登録し、契約先の企業などの受付に派遣されて業務を行う場合が多い。比較的規模の大きな企業、工場、団体、官公署などに一般の社員として採用され、受付の業務に就くこともある。

入職後は受付カウンターで先輩社員から指導を受けながら、実際に来客への応対を行って経験を積む。

来客と最初に接するため、企業のイメージを損なわないように親切、丁寧な態度、手際の良い応対が求められる。判断力や清潔感なども必要である。

迅速かつ的確な応対のためには、あらかじめ館内の配置、企業の組織体系、各部署の業務内容などを理解しておくこと、また重要な客や頻繁に訪れる客については顔と名前、所属先を覚えておくことなども重要である。